Affärsprocesser & grunddata

Situationen och utmaning

På grund av en successiv IT-utveckling under årens lopp har många företag flera kärnsystem som innehåller samma grundinformation om kund och produkt. Dessa system är beroende av sina egna databaser för att fungera. Många företag jobbar med processförbättringar där processerna delvis exekveras av dessa kärnsystem. Processerna haltar ofta av två grundläggande anledningar. Dels att grunddatainformationen inte är synkroniserad mellan de olika systemen, och dels på grund av att strukturen på information som förädlas i dessa processer inte är likartat definierad. Det kan vara svårt att följa upp till exempel säljresultat om kundbegreppet inte är helt entydigt definierat.

Vilka förmågor önskas – problem med realisering?

Ett huvudproblem är att det ofta saknas en fastslagen definition av grunddata med attribut som täcker hela verksamhetens kravbild och IT-applikationernas krav på informationsinnehåll. Det blir då semantiska problem som försvårar teknisk integration av processer. Om begreppet ”kund” inte är definierat på ett enhetligt sätt med lika attribut blir det problematiskt att översätta från det ena systemet till det andra.

Vidare vill man ofta ha en sanning av sina grunddata. En master med riktiga kund- och produktdata ökar kvaliteten i alla processer där denna information används och förädlas. Denna enda sanning måste synkroniseras mellan olika system. Ofta får något system vara en master där grunddata föds och i andra system sker bara automatiska uppdateringar.

Ett annat stort problem är att verksamheten redan har investerat i existerande system. Dessa kanske inte längre stödjer organisationens arbetssätt på ett bra sätt, men man har dem och får göra det bästa av situationen. Det leder till effektivitetsförluster och många ser ingen bra väg framåt förutom att kasta ut allt och köpa nytt. Affärsnyttan med det är dock ofta begränsad.

Vad är det strukturellt riktiga angreppsättet?

Man måste utgå från verksamhetens mål. Vad är det som inte går bra idag? Vad vill man kunna göra bättre? Ofta handlar det om att få bättre kontroll på verksamheten ur ett uppföljningsperspektiv, att skapa effektivare processer så att man kan jobba smartare och få en högre kvalitet i sin verksamhet.

Typiskt tar man fram en verksamhetsdriven kravspecifikation. Denna utgår ifrån verksamhetens processer och informationsbehov. Dessa måste därför tas fram i verksamhetsdrivna workshopar och dokumenteras i ett repositoriebaserat verktyg. Kravställningen ligger som underlag för ett förändrat arbetssätt och ett förändrat IT-stöd.

Med en Business Process Management-plattform kan man skapa ett nytt IT-stöd för användarna och ändå återanvända äldre applikationer. Nya grafiska gränssnitt skapas ovanpå processer som spänner över alla applikationer och som skräddarsys efter verksamhetens syn på hur man vill jobba. Underliggande applikationers logik konsumeras via tjänstegränssnitt.

Med ett Master Data Management-verktyg (MDM) kan datakvaliteten successivt ökas och MDM-plattformen blir en integrerad del av processflöden där huvuddata skapas och underhålls.

Vi har gjort detta förut!

Ferrologic har fått hjälpa flera framgångsrika bolag att förändra sin verksamhet och sitt IT-stöd på det sätt som beskrivs ovan.

För en mediekoncern tog vi fram gemensamma definitioner av information, processer och affärsregler för kravställning av ett förändrat IT-stöd med en hög precision. Vi implementerade tekniker som BPM, SOA och MDM vilka användes i en löst kopplad arkitektur där information synkroniserades mellan system. Efter implementation fick man ett bättre stöd för verksamhetens processer, nya användargränssnitt och återanvändning av tjänster från underliggande äldre applikationer.