On/Off-boarding av personal

Situation och utmaning

Alla företag har en personalomsättning. Är den för hög är det dåligt, men det är inte heller bra om den är för låg. Personalomsättning brukar definieras som andelen anställda som ersätts på företaget under en viss tid i förhållande till det genomsnittliga antalet anställda.

20 % personalomsättning på ett företag med 1 500 anställda innebär att 300 personer slutar och lika många till börjar under ett år. Chefer i linjeorganisationen ansvarar för att ny personal kommer in i jobbet snabbt, så att kostnaderna för upplärning och produktivitetsförluster blir så små som möjligt. På samma sätt ansvarar linjecheferna för att personalen som slutar tas om hand på ett bra sätt och att administrationen kring avvecklingen blir så effektiv som möjligt.

Produktivitetsförluster hos nyanställda uppkommer när de inte har tillgång till arbetsplats, dator, system, telefon och rätt behörigheter. Vidare leder en krånglig process till att chefen lägger mycket tid på att lösa saker. Ur ett företagsperspektiv är det också osäkert om nyanställda och personal som slutar får en lika behandling och om företagets policyer följs.

Vilka förmågor önskas – problem med realisering?

Ofta hamnar on/off-boarding-processen och behörighetshanteringen någonstans mellan HR-systemet och ärendehanteringssystemet, oövervakat och ostrukturerat. Serviceavdelningen lägger upp tickets i sitt ärendehanteringssystem för allt som ska göras. Varje ärende hanteras som en ticket, där ärendet drivs framåt seriellt av personal steg för steg. Det är linjechefen som får driva och följa upp hela processen efter bästa förmåga. Det blir ofta problem och effektiv arbetstid går ofta förlorad för att det inte finns en sammanhållen process.

Problemet med alltför ärendeorienterade system är att delmoment inte hanteras parallellt, vilket leder till ökade ledtider. Dessutom är traditionella ärendehanteringssystem problem- kontra lösningsorienterade, det vill säga att ett ärende typiskt har en lösning och därefter är ärendet klart. En on/off-boarding-process kan snarare liknas vid ett administrativt flöde, där flertalet moment utgör leverans av den totala beställningen. Att leverera ett flöde är att leverera en process av aktiviteter.

En annat problem är att olika typer av saker hanteras på olika sätt. Tillgång till system sköts på ett sätt, arbetsplatsen på ett andra sätt, mobil och annan teknik på ett tredje sätt, säkerhet och passerkort på ett fjärde sätt och så vidare. Delar av detta är ofta utlokaliserade till externa leverantörer. Detta leder till minskad transparens när processen inte kan överblickas, vilket ofta resulterar i förvirring och frustration.

Vad är strukturellt riktigt att göra?

Börja med att titta på processerna för att anställa och avveckla personal och vilka upplevda problem som finns idag. Kartlägg aktiviteter, ledtider, systemstöd och mät ledtider i dessa processer innan förändringar införs. Identifiera förbättringar via metoder som värdekedjeanalys och räkna på vinster med att implementera förändringar. När önskat börläge är identifierat tas kostnadsestimat fram och beslut om prioriteringar tas. Typiskt implementeras ett förändrat IT-stöd med hjälp av en portal, BPM, integration oftast i en integrationsplattform.

Vi har gjort detta förut

Vi har haft förmånen att få jobba med processförbättringar hos en telekomoperatör som ville uppdatera sitt stöd för processen att anställa och avveckla personal. Vi har gått hela vägen från genomgång av befintlig lösning, processkartläggning, informationsmodeller för anställning och avveckling av personal, förändringar och implementation av dessa i en BPM-plattform med nya processer och grafiska gränssnitt.

Den nya lösningen har lett till att:

  • Frigöra tid för chefer i linjen genom att underlätta administration av ny personal och personal som slutar.
  • Minska ledtider tills nyanställd personal är produktiv genom att automatisera beställningar och underlätta godkännanden av arbetsplats, dator, telefon och accessrättigheter.
  • Minska ledtiden efter att personal slutat genom automatisk uppföljning av återlämnandet av accessrättigheter och andra tillgångar.
  • Säkerställa att anställning och avveckling av personal i linjen görs enligt företagets policyer och på samma sätt i hela organisationen.